Gratis factuurprogramma's voor zzp vergeleken (en wat ze écht kosten)

Waarom gratis zelden helemaal gratis is

Software die niets kost, moet ergens anders geld verdienen. Dat mag, maar het is goed om te weten waar de rekening dan terechtkomt. Meestal is dat op een van deze vier plekken:

• Je tijd. Alles wat de software niet automatisch doet, doe jij met de hand: nummering bewaken, btw uitrekenen, bijhouden wie betaald heeft.
• Een limiet. Je mag drie klanten of vijf facturen per maand en daarna loop je vast, precies op het moment dat het druk wordt.
• Je uitstraling. Op gratis facturen staat vaak het logo of de naam van de aanbieder, wat je bij zakelijke klanten niet altijd wilt.
• Je gegevens. Sommige gratis diensten verdienen aan advertenties of aan het doorverkopen van gegevens. Lees bij twijfel de privacyverklaring.

Geen van die vier is per definitie een probleem. Stuur je vier facturen per jaar, dan is een limiet van vijf per maand niet relevant. Het gaat erom dat je de afweging bewust maakt in plaats van pas achteraf te ontdekken waar de rem zit.

De vijf soorten gratis factuurprogramma's

1. Een sjabloon in Word of Excel

De klassieker. Je downloadt een voorbeeldfactuur, past je gegevens aan en slaat elke factuur op als pdf. Het is echt gratis en je zit nergens aan vast.

Het handwerk zit in de details. Je moet zelf de nummering doorlopend houden, zelf de btw per tarief uitrekenen en zelf een lijstje bijhouden van wie er nog moet betalen. Eén gekopieerd bestand waarin je het factuurnummer vergeet aan te passen en je administratie klopt niet meer. Wat er verplicht op moet staan lees je in de gids over de verplichte gegevens op een factuur.

Geschikt voor: een handvol facturen per jaar, een of twee vaste klanten en geen uurtarieven om om te rekenen.

2. Een online factuurgenerator

Je vult een webformulier in en krijgt een pdf terug. Snel en zonder account. Het nadeel is dat er niets wordt bewaard: je factuur bestaat alleen als los bestand op je computer. Voor de bewaarplicht van zeven jaar ben je dan zelf verantwoordelijk voor de opslag en de back-up.

Let ook op waar de gegevens van je klanten terechtkomen. Een generator zonder duidelijke privacyverklaring of zonder Nederlandse of Europese hosting is voor zakelijke gegevens geen prettige plek.

Geschikt voor: een eenmalige factuur, bijvoorbeeld als je net begint en nog niets hebt ingericht.

3. Het gratis instapniveau van betaalde software

Veel aanbieders geven je een gratis niveau met beperkingen: maximaal een paar klanten, een vast aantal facturen per maand of de naam van de aanbieder onderaan je pdf. Dit is vaak de beste gratis optie, want je krijgt wel een echt systeem met nummering, btw-berekening en een overzicht van openstaande facturen.

Kijk hier vooral naar de grens waar je tegenaan gaat lopen en naar wat de stap daarboven kost. Een gratis niveau dat je na drie maanden ontgroeit is prima, zolang de betaalde variant redelijk geprijsd is en je gegevens gewoon meeverhuizen.

Geschikt voor: startende zzp'ers die willen uitproberen hoe ze werken voordat ze ergens aan vastzitten.

4. Openbronsoftware die je zelf installeert

Er bestaat gratis facturatiesoftware die je op je eigen server of hostingpakket zet. De software kost niets. De hosting, de updates, de back-ups en de beveiliging zijn wel jouw werk.

Voor iemand met technische kennis en plezier in beheer is dit een prima route. Voor de meeste zzp'ers weegt de tijd die het kost niet op tegen een abonnement van een paar euro per maand.

Geschikt voor: technisch onderlegde ondernemers die hun gegevens volledig in eigen hand willen houden.

5. De factuurmodule bij je bank of platform

Sommige zakelijke rekeningen en freelanceplatformen bieden een eenvoudige factuurfunctie zonder extra kosten. Handig, omdat betalingen en facturen op één plek staan. De functionaliteit is meestal basaal: je maakt een factuur, maar offertes, urenregistratie, kosten en btw-hulp zitten er zelden bij.

Bedenk ook dat je administratie dan vastzit aan die ene partij. Stap je over naar een andere bank of een ander platform, dan moet je zeven jaar aan facturen zien mee te nemen.

Geschikt voor: zzp'ers met weinig facturen die toch al alles bij die ene partij doen.

Wat kost gratis je eigenlijk?

De eerlijkste vergelijking is niet euro's tegen euro's, maar euro's tegen uren. Reken het eens door voor je eigen situatie:

Twintig facturen per maand en tien minuten handwerk per factuur is ruim drie uur per maand. Bij een uurtarief van 60 euro kost je gratis oplossing je dus zo'n 200 euro aan tijd.

Daar komen de fouten nog bij. Een factuur die je vergeet te sturen, een btw-tarief dat verkeerd staat of een klant die niet betaalt omdat niemand het opmerkte: het kost al snel meer dan een jaar abonnement. Betaalde zzp-software zit meestal tussen de 5 en 15 euro per maand, volledige boekhoudpakketten tussen de 10 en 30 euro. Meer over dat verschil lees je in de gids over een boekhoudprogramma voor zzp'ers.

Waar je op let, gratis of niet

Of je nu een sjabloon gebruikt of een abonnement neemt, dit is wat er hoe dan ook geregeld moet zijn:

• Doorlopende factuurnummers zonder gaten, want dat is een wettelijke eis
• Alle verplichte gegevens, waaronder je btw-identificatienummer en je KVK-nummer
• Btw per tarief uitgesplitst, ook als je met 9 procent en 21 procent tegelijk werkt
• Een overzicht van wat openstaat, zodat je weet wie je moet herinneren
• Een export van je facturen als pdf of CSV, zodat je nooit vastzit bij één aanbieder
• Zeven jaar bewaren, inclusief een back-up die niet op dezelfde laptop staat

Die laatste twee punten worden het vaakst vergeten. Je administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Digitaal bewaren mag, maar één kapotte laptop later is dat een duur probleem. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst, want de eisen rond facturatie en bewaartermijnen worden af en toe aangepast.

Wanneer is gratis prima en wanneer niet?

Een simpele vuistregel: zolang factureren geen terugkerend werk is, houd het gratis. Zodra het dat wel wordt, gaat handwerk zich wreken. Deze signalen geven aan dat je toe bent aan iets steviger:

• Je stuurt meer dan een paar facturen per maand
• Je factureert op uurbasis en typt uren over uit een ander bestand
• Je weet niet uit je hoofd welke facturen nog openstaan
• Je hebt weleens een factuurnummer dubbel gebruikt of overgeslagen
• Je maakt ook offertes en wilt die kunnen omzetten naar een factuur
• Je wilt je eigen logo en huisstijl op je documenten

Herken je er drie of meer, dan verdient betaalde software zich in de praktijk binnen een maand terug. Niet omdat de software zo bijzonder is, maar omdat je die uren aan klantwerk kunt besteden.

Hoe Tempo hierin past

Tempo is geen gratis factuurprogramma. Het is een Nederlandse administratie-app voor zzp'ers waarin uren, facturen, offertes, kosten en btw in één systeem zitten. Je kunt Tempo 14 dagen gratis proberen zonder betaalgegevens in te voeren, zodat je met je eigen klanten en je eigen facturen kunt testen of het bij je past. Daarna kies je het pakket Start, Plus of Compleet.

Wat het je concreet scheelt: de nummering loopt automatisch door, de btw wordt per tarief berekend, geschreven uren zet je met een paar tikken om in een factuur en je ziet in één scherm wat er nog openstaat. Bonnetjes en inkoopfacturen bewaar je in dezelfde omgeving, zodat je bij de kwartaalaangifte niets bij elkaar hoeft te zoeken. Hoe je stap voor stap een correcte factuur opbouwt lees je in de gids over een factuur maken als zzp'er.

In vijf stappen kiezen

1. Tel hoeveel facturen je per maand stuurt en hoeveel klanten je hebt. Dat bepaalt of je tegen limieten aanloopt.
2. Bepaal wat je naast factureren nodig hebt: offertes, uren, kosten en btw-hulp. Hoe meer daarvan, hoe minder een losse factuurtool oplevert.
3. Controleer of alle verplichte gegevens automatisch op je factuur komen en of de btw per tarief wordt uitgesplitst.
4. Vraag na hoe je je gegevens er weer uit krijgt. Kun je exporteren naar pdf en CSV, dan zit je nooit vast.
5. Probeer het met een echte factuur voor een echte klant. Pas dan merk je of het werkt.

Begin gerust met een sjabloon of een gratis instapniveau. Merk je dat je elke week bezig bent met nummers, btw en het najagen van betalingen, dan is dat het signaal om over te stappen. Lees verder over btw berekenen op je factuur, bekijk alle gidsen of probeer Tempo 14 dagen gratis.