Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?

Waarom verplichte factuurgegevens?

Een correcte factuur is wettelijk verplicht en dient drie doelen: jij kunt je omzet en btw onderbouwen, je klant kan de betaalde btw terugvragen, en de Belastingdienst kan alles controleren. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is de factuur formeel niet geldig. Voor jou betekent dat gedoe achteraf; voor je klant dat de btw mogelijk niet aftrekbaar is.

Stuur je facturen onder de € 100 (inclusief btw), dan gelden iets soepelere eisen (een 'vereenvoudigde factuur'). Voor de zekerheid kun je ook daar gewoon alle gegevens op zetten.

De verplichte gegevens op een rij

Op een gewone factuur horen volgens de Belastingdienst minimaal de volgende gegevens:

• Je volledige bedrijfsnaam (of je eigen naam) en adres
• De volledige naam en het adres van je klant
• Je btw-identificatienummer
• Je KVK-nummer
• De factuurdatum
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het aantal geleverde goederen of de omvang van de dienst
• De datum waarop de levering of dienst plaatsvond
• Het bedrag exclusief btw (per btw-tarief als je meerdere tarieven gebruikt)
• Het gehanteerde btw-tarief (21%, 9% of 0%)
• Het btw-bedrag

Het factuurnummer

Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn — je mag geen nummers overslaan of dubbel gebruiken. Veel zzp'ers gebruiken een combinatie van jaartal en volgnummer, bijvoorbeeld 2026-0001, 2026-0002, enzovoort. Het belangrijkste is dat de reeks logisch en sluitend is.

Btw-nummer versus KVK-nummer

Sinds 2020 zet je op je facturen je btw-identificatienummer (het nummer dat begint met NL en eindigt op B + cijfers). Dat is een ander nummer dan je oude btw-nummer voor je aangifte. Daarnaast vermeld je je KVK-nummer. Beide horen op de factuur.

Bijzondere situaties

Btw verlegd

Verleg je de btw naar je klant (bijvoorbeeld in de bouw of bij sommige zakelijke diensten), dan bereken je zelf geen btw. Vermeld dan duidelijk 'btw verlegd' op de factuur, samen met het btw-nummer van je klant.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening. Je zet dan geen btw op de factuur, maar vermeldt dat je de kleineondernemersregeling toepast. Je factuur bevat verder wel alle andere verplichte gegevens.

Klanten in het buitenland

Lever je aan zakelijke klanten in andere EU-landen, dan geldt vaak de verleggingsregeling en vermeld je beide btw-nummers. Voor leveringen buiten de EU gelden weer andere regels. Twijfel je? Check de situatie bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Let op: btw-regels en uitzonderingen veranderen regelmatig. Controleer de actuele eisen altijd bij de Belastingdienst.

Bewaarplicht

Je bent verplicht je facturen (zowel verstuurd als ontvangen) zeven jaar te bewaren. Dat mag digitaal. Een vast factuurnummersysteem en nette PDF's maken dat een stuk makkelijker.

Veelgemaakte fouten

• Het btw-identificatienummer of KVK-nummer vergeten
• Factuurnummers die niet opeenvolgend zijn of dubbel voorkomen
• Geen of een te vage omschrijving van de dienst
• De leverdatum vergeten (die mag afwijken van de factuurdatum)
• Bij btw verlegd of KOR de verplichte vermelding vergeten

Met Tempo zet je je vaste bedrijfsgegevens (naam, adres, btw- en KVK-nummer, IBAN) één keer in je profiel. Elke factuur die je maakt bevat ze dan automatisch — inclusief een opeenvolgend factuurnummer en de juiste btw-berekening.