Factuur maken als zzp'er: stappenplan en voorbeeld

Wat moet er op je factuur staan?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er minimaal op een factuur moet staan. Mis je een verplicht gegeven, dan kan dat je klant het recht op btw-aftrek kosten en jou gedoe opleveren bij een controle. De belangrijkste gegevens op een rij:

• Je bedrijfsnaam en adres, plus de naam en het adres van je klant
• Je KVK-nummer en je btw-identificatienummer
• Een uniek, opvolgend factuurnummer
• De factuurdatum en de datum van levering als die afwijkt
• Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal of omvang
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief
• Het totaalbedrag inclusief btw

Wil je precies weten hoe elke eis werkt, inclusief de uitzonderingen? Lees dan de gids over de verplichte gegevens op een factuur.

Factuur maken in zes stappen

1. Zet je eigen gegevens en die van je klant bovenaan de factuur
2. Kies het volgende factuurnummer in je reeks en vul de factuurdatum in
3. Omschrijf per regel wat je hebt geleverd: uren, producten of een vaste prijs
4. Reken de btw uit per tarief en zet subtotaal, btw en totaal apart neer
5. Vermeld je betaaltermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en je IBAN
6. Controleer alles en verstuur de factuur als pdf per e-mail

Werk je met een uurtarief, zet dan het aantal uren en het tarief op de regel. Zo ziet je klant precies waar het bedrag vandaan komt en voorkom je vragen achteraf.

Voorbeeld van een eenvoudige factuur

Stel: je hebt in juli 12 uur gewerkt voor Bakkerij De Korenbloem tegen een uurtarief van 65 euro. Je factuur bevat dan een regel met de omschrijving, het aantal uren en het tarief:

Websiteonderhoud juli: 12 uur x 65,00 = 780,00 euro. Subtotaal 780,00 euro, btw 21% 163,80 euro, totaal 943,80 euro. Betaling binnen 14 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 met vermelding van factuurnummer 2026-014.

Meer regels werken hetzelfde: elke dienst of elk product krijgt een eigen regel en de btw wordt per tarief opgeteld. Lever je tegen verschillende tarieven (bijvoorbeeld 21% en 9%), houd de bedragen per tarief dan gescheiden.

Btw op je factuur

Voor de meeste diensten geldt het hoge tarief van 21%. Sommige branches vallen (deels) onder 9% of een vrijstelling. Reken je btw altijd uit over het bedrag exclusief btw en rond af op twee decimalen. In de gids btw berekenen op je factuur staat precies hoe je rekent, ook van inclusief terug naar exclusief.

Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan reken je geen btw en zet je op de factuur dat de vrijstelling van toepassing is. Controleer je situatie bij de Belastingdienst.

Factuurnummers: uniek en opvolgend

Factuurnummers moeten doorlopen zonder gaten. Een simpele reeks als 2026-001, 2026-002 werkt prima. Begin niet elke maand opnieuw en sla geen nummers over: bij een controle moet de reeks kloppen. Maak je een fout op een verzonden factuur, verstuur dan een creditfactuur en daarna een nieuwe factuur, in plaats van de oude aan te passen.

Versturen, betaaltermijn en herinneren

Een betaaltermijn van 14 tot 30 dagen is gebruikelijk. Zet de termijn duidelijk op de factuur en verstuur de factuur direct na het afronden van het werk: hoe sneller de factuur, hoe sneller het geld. Blijft betaling uit, stuur dan eerst een vriendelijke herinnering. Vaak is een factuur simpelweg blijven liggen.

Bewaar verzonden facturen minimaal zeven jaar, digitaal mag. Ze horen bij je administratie, net als je bonnetjes en inkoopfacturen.

Sneller werken met een facturatieprogramma

Je kunt facturen in Word of Excel maken, maar dan bewaak je zelf de nummering, de btw-berekening en de opmaak. Een facturatieprogramma voor zzp'ers doet dat voor je: klantgegevens worden onthouden, het factuurnummer loopt automatisch door, de btw klopt altijd en je ziet meteen welke facturen nog openstaan. In Tempo maak je bovendien direct een factuur van je geregistreerde uren of een geaccepteerde offerte.