Bonnetjes digitaal bewaren: zo voldoe je aan de 7-jaarsplicht

Waarom moet je bonnetjes bewaren?

Als ondernemer trek je de btw op zakelijke inkopen af (de voorbelasting) en breng je kosten in mindering op je winst. De bonnetjes en facturen die daarbij horen zijn je bewijs. Kun je een uitgave niet onderbouwen, dan kan de Belastingdienst de aftrek weigeren. Je administratie, inclusief de bonnen, is dus geen papierwinkel maar de basis onder je aangifte.

Daarnaast geldt een wettelijke bewaarplicht. Iedere ondernemer moet zijn administratie een bepaalde periode bewaren, zodat de Belastingdienst je aangiften achteraf kan controleren. Bonnetjes vallen daar gewoon onder.

Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?

De basisregel is dat je je administratie zeven jaar bewaart. Die termijn geldt voor je grootboek, je facturen (verstuurd en ontvangen), je bonnetjes, je bankafschriften en je btw-administratie. De zeven jaar gaan lopen na afloop van het boekjaar waar de gegevens bij horen.

Voor sommige gegevens geldt een langere termijn. Voor onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, is de bewaartermijn bijvoorbeeld tien jaar. Twijfel je welke termijn voor jouw situatie geldt? Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst.

Bewaartermijnen en voorwaarden kunnen veranderen. Ga voor je eigen situatie altijd uit van de actuele regels van de Belastingdienst.

Mag je bonnetjes digitaal bewaren?

Ja. Je mag een papieren bonnetje inscannen of fotograferen en de digitale versie bewaren, in plaats van het papier. Dat wordt conversie genoemd: je zet de bon om naar een ander bestandsformaat. De Belastingdienst staat dat toe, mits je aan een aantal voorwaarden voldoet.

• Echtheid: het moet duidelijk zijn van wie de bon komt en dat hij echt is
• Volledigheid: alle gegevens op de bon blijven bewaard, niets valt weg bij het scannen
• Leesbaarheid: de bon blijft de hele bewaartermijn goed leesbaar
• Reproduceerbaarheid: je kunt de bon binnen redelijke tijd terugvinden en tonen bij een controle

Voldoe je daaraan, dan mag je het papieren origineel in de meeste gevallen weggooien. Let op: voor bepaalde documenten kan een uitzondering gelden. Bij twijfel bewaar je het origineel of check je het bij de Belastingdienst.

Het probleem van vervagende kassabonnen

Veel kassabonnen worden op thermisch papier gedrukt. Dat papier vervaagt: na een paar maanden in een warme auto of een tas is de tekst soms al niet meer te lezen. Een onleesbare bon voldoet niet aan de bewaarplicht, ook al heb je hem netjes bewaard. Juist daarom is digitaal opslaan zo verstandig.

De praktische oplossing is simpel: scan of fotografeer een bon zo snel mogelijk nadat je hem krijgt. Dan leg je de gegevens vast terwijl ze nog scherp zijn en hoef je niet bang te zijn dat het bewijs letterlijk verdwijnt.

Wat leg je per bonnetje vast?

Om een uitgave goed te kunnen verwerken, wil je van elke bon een paar kerngegevens paraat hebben:

• De datum van de aankoop
• De leverancier of winkel
• Het totaalbedrag en het btw-bedrag (met het tarief)
• Een korte omschrijving van wat je hebt gekocht
• De koppeling naar de juiste kostenpost in je administratie

Met deze gegevens kun je de bon later terugvinden, de voorbelasting correct meenemen in je btw-aangifte en bij een controle laten zien waar een uitgave over ging. Meer over hoe je de btw op inkopen verrekent, lees je in de gids over btw berekenen op je factuur.

Zakelijk en privé gescheiden houden

Een veelgemaakte fout is het door elkaar laten lopen van zakelijke en privé-uitgaven. Alleen zakelijke kosten zijn aftrekbaar, en alleen over zakelijke inkopen mag je de btw verrekenen. Houd je bonnen dus gescheiden en noteer bij twijfel waarom een uitgave zakelijk is. Bij gemengd gebruik, zoals een telefoon die je zowel privé als zakelijk gebruikt, gelden aparte regels die je het beste bij de Belastingdienst of je boekhouder nagaat.

Bonnetjes bijhouden met Tempo

Papier verzamelen en later uittypen kost tijd en gaat vaak mis. In Tempo maak je met je telefoon een foto van een bon en leest de app de belangrijkste gegevens er automatisch uit: bedrag, btw, datum en leverancier. Je controleert het, slaat het op en de bon staat meteen digitaal en doorzoekbaar in je administratie.

Zo bouw je gedurende het jaar een complete, leesbare administratie op die aan de bewaarplicht voldoet, zonder schoenendoos. Wil je meer weten over je administratie op orde houden? Bekijk de andere onderwerpen in de Tempo-gids, zoals de verplichte gegevens op een factuur.