Btw op je factuur berekenen (met voorbeeld)

Wat is btw en wanneer breng je het in rekening?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Je berekent het bovenop je nettobedrag en draagt het af aan de Belastingdienst. Het geld is niet van jou: je int het namens de overheid en betaalt het door. Als zzp'er ben je in de meeste gevallen btw-plichtig, tenzij je beroep of omzet een vrijstelling oplevert.

Of je btw moet rekenen, hangt af van je branche, je omzet en eventuele keuzes zoals de kleineondernemersregeling. Twijfel je over je situatie? Controleer het bij de Belastingdienst of bespreek het met je boekhouder.

De drie btw-tarieven in Nederland

Nederland kent drie btw-tarieven:

• 21%: het standaardtarief voor de meeste diensten en producten, waaronder het gros van wat zzp'ers factureren (IT, design, advies, teksten, enzovoort)
• 9%: het verlaagde tarief, onder andere voor sommige voedingsmiddelen, geneesmiddelen, overnachtingen en bepaalde culturele diensten
• 0%: voor specifieke situaties zoals export buiten de EU of leveringen aan ondernemers in andere EU-landen (intracommunautaire leveringen)

Welk tarief voor jouw specifieke dienst of product geldt, controleer je bij de Belastingdienst. Tarieven en uitzonderingen kunnen veranderen.

Btw berekenen: de formule

De berekening zelf is eenvoudig. Je vermenigvuldigt je nettobedrag (exclusief btw) met het toepasselijke tarief:

• Btw-bedrag = nettobedrag × btw-tarief
• Totaal inclusief btw = nettobedrag + btw-bedrag

Bij 21% btw: vermenigvuldig met 0,21. Bij 9%: vermenigvuldig met 0,09.

Rekenvoorbeeld

Stel: je hebt 10 uur gewerkt aan een uurtarief van € 75. Je nettobedrag is dan € 750. Je hanteert het standaardtarief van 21%.

• Nettobedrag: 10 × € 75 = € 750,00
• Btw (21%): € 750 × 0,21 = € 157,50
• Totaal inclusief btw: € 750 + € 157,50 = € 907,50

Op je factuur vermeld je de drie bedragen apart: € 750,00 exclusief btw, € 157,50 btw (21%) en € 907,50 inclusief btw. Zo ziet je klant precies wat je in rekening brengt.

Wat moet er op je factuur staan?

Een factuur met btw moet aan wettelijke eisen voldoen. De btw-gerelateerde verplichte gegevens zijn:

• Je btw-identificatienummer (OB-nummer)
• Het toegepaste btw-tarief (bijv. 21%)
• Het btw-bedrag in euro's
• Het nettobedrag exclusief btw
• Het totaalbedrag inclusief btw

Ontbreken deze gegevens, dan kan de Belastingdienst de factuur afkeuren. Dat levert problemen op bij je klant en bij je eigen btw-aangifte.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Verwacht je dat je jaaromzet onder de € 20.000 exclusief btw blijft? Dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Kies je daarvoor, dan reken je geen btw, doe je geen btw-aangifte en vermeld je geen btw-nummer op je factuur. Dat scheelt administratief werk.

Keerzijde: je kunt de btw die je zelf betaalt op zakelijke inkopen (de zogenoemde voorbelasting) niet meer aftrekken. Voor zzp'ers met veel inkopen, bijvoorbeeld apparatuur of software, is de KOR daardoor niet altijd voordelig.

De KOR kent voorwaarden en is niet voor iedereen gunstig. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst of overleg met je boekhouder voordat je je aanmeldt.

Btw-vrijgestelde beroepen

Sommige beroepen zijn van rechtswege vrijgesteld van btw, los van de omzet. Voorbeelden:

• Gezondheidszorg (zoals huisartsen, fysiotherapeuten en psychologen)
• Onderwijs en cursussen (onder bepaalde voorwaarden)
• Financiële diensten en verzekeringen
• Journalisten (in bepaalde gevallen)

Valt jouw beroep onder een vrijstelling? Dan vermeld je geen btw op je factuur en hoef je ook geen btw-aangifte te doen. Twijfel je? Raadpleeg de Belastingdienst of een belastingadviseur.

Btw-aangifte: wat doe je met de btw die je int?

De btw die je bij klanten in rekening brengt, draag je periodiek af via de btw-aangifte. Voor de meeste zzp'ers is dat eens per kwartaal, maar maandelijkse en jaarlijkse tijdvakken komen ook voor. Op de btw die je afdraagt, mag je de voorbelasting in mindering brengen: de btw die je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen.

Houd je btw-administratie dus goed bij: welke bedragen heb je gefactureerd, welk tarief gold er en wat is de factuurdatum? Een geordende administratie maakt de kwartaalaangifte een stuk eenvoudiger.

Btw automatisch berekenen in Tempo

In Tempo kies je per factuur het juiste btw-tarief en berekent Tempo het btw-bedrag en het totaal automatisch. Je ziet het nettobedrag, het btw-bedrag en het totaal netjes gesplitst, precies zoals de Belastingdienst vereist. Zo voldoe je aan de wettelijke eisen zonder zelf te rekenen of te vergissen.

Wil je meer weten over uren bijhouden en facturatie als zzp'er? Lees dan ook de gids over urenregistratie voor zzp'ers of bezoek de Tempo-gids voor meer tips.