Boekhoudprogramma voor zzp'ers: wat heb je echt nodig?

Wat moet je administratie als zzp'er kunnen?

De Belastingdienst verplicht je om een administratie bij te houden waaruit je omzet, je kosten en je btw blijken. Voor de meeste zzp'ers zonder personeel komt dat neer op vijf dingen:

• Correcte facturen maken en bewaren, met doorlopende nummering
• Je kosten en bonnetjes vastleggen en zeven jaar bewaren
• Je btw per kwartaal kunnen aangeven (verkoop-btw min voorbelasting)
• Je uren bijhouden, onder meer voor het urencriterium van 1.225 uur
• Aan het eind van het jaar je omzet en kosten kunnen laten zien voor de aangifte inkomstenbelasting

Meer is het niet. Dubbel boekhouden met grootboekrekeningen en journaalposten is voor een bv of een bedrijf met voorraad en personeel logisch, maar voor een eenmanszaak zonder personeel zelden nodig.

De drie smaken administratiesoftware

1. Zelf doen in Excel of Word

Gratis en vertrouwd, maar alles is handwerk: nummering bewaken, btw uitrekenen, bijhouden wie er betaald heeft. Eén verkeerde formule of een vergeten factuur en je administratie klopt niet meer. Naarmate je drukker wordt, groeit het risico.

2. Een volledig boekhoudpakket

Pakketten voor mkb en accountants kunnen alles: grootboek, balans, winst-en-verliesrekening, personeelsmodules. Krachtig, maar je betaalt voor functies die je als zzp'er meestal niet gebruikt en de leercurve is stevig. Veel zzp'ers haken af op termen als journaalpost en rekeningschema, terwijl ze alleen een factuur wilden sturen.

3. Een administratie-app voor zzp'ers

Daartussen zit software die zich beperkt tot wat een zzp'er echt gebruikt: uren, facturen, offertes, kosten en btw-hulp, in gewone taal. Tempo valt in deze categorie. Je mist bewust de zware boekhoudmodules en krijgt daarvoor terug dat alles vanzelf klopt: het factureren volgt de regels van de Belastingdienst, de btw wordt automatisch berekend en je rapport laat zien wat je moet aangeven.

Waar let je op bij het kiezen?

• Kun je er binnen vijf minuten een correcte factuur mee maken?
• Rekent het programma de btw per tarief voor je uit en helpt het bij de kwartaalaangifte?
• Kun je bonnetjes en inkoopfacturen digitaal vastleggen (bewaarplicht van zeven jaar)?
• Zit er urenregistratie in voor het urencriterium en voor facturen op uurbasis?
• Kan je boekhouder meekijken of exports krijgen, zodat de jaaraangifte soepel gaat?
• Werkt het net zo goed op je telefoon als op je computer?
• Betaal je alleen voor wat je gebruikt, zonder verplichte modules?

En je boekhouder dan?

Een administratie-app vervangt je boekhouder niet, maar maakt het werk wel kleiner. Als je facturen, kosten en uren netjes digitaal staan, hoeft je boekhouder alleen nog te controleren en de aangifte inkomstenbelasting te doen. In Tempo koppel je je boekhouder gratis: die kijkt read-only mee en downloadt zelf de btw-berekening per kwartaal, het jaaroverzicht en alle bonnen.

Conclusie: begin bij je administratie, niet bij het pakket

Kies je software op wat je administratie echt vraagt: facturen, kosten, uren en btw. Een zwaar boekhoudpakket kan altijd nog als je bedrijf groeit. Begin klein, houd het simpel en zorg vooral dat je administratie elke week bijgewerkt is. Dat laatste bepaalt meer dan welk programma je kiest.