Offerte maken als zzp'er: wat moet erin? (+ voorbeeld)

Wat is een offerte precies?

Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin je een klant vertelt wat je gaat doen, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Het is geen factuur en ook geen contract, maar een aanbod. Zodra je klant akkoord geeft, ontstaat er een overeenkomst. Daarom is het belangrijk dat je offerte duidelijk en volledig is: alles waar je klant ja op zegt, wordt daarmee afgesproken.

Een sterke offerte doet twee dingen tegelijk. Ze overtuigt de klant dat jij de juiste keuze bent en ze legt de afspraken zo vast dat je achteraf geen gedoe krijgt over prijs, omvang of levertijd.

Is een offerte verplicht?

Een offerte is wettelijk niet verplicht. Je mag een opdracht ook mondeling of via een korte mail afspreken. Toch is een offerte in bijna alle gevallen verstandig. Je voorkomt misverstanden, je komt professioneler over en je hebt iets op papier als er later discussie ontstaat.

Vooral bij grotere opdrachten of nieuwe klanten is een nette offerte de moeite waard. Het kost je een kwartier en het bespaart je mogelijk uren discussie.

Wat moet er in een offerte staan?

Er zijn geen wettelijk verplichte velden zoals bij een factuur, maar een complete offerte bevat in de praktijk altijd deze onderdelen:

• Je eigen gegevens: bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer
• De gegevens van je klant: naam, bedrijf en adres
• Een offertenummer en de datum
• Een duidelijke omschrijving van het werk: wat lever je precies op?
• De prijs, uitgesplitst per onderdeel als dat kan
• Of de prijs exclusief of inclusief btw is, en welk btw-tarief geldt
• De geldigheidsduur van de offerte (bijvoorbeeld 30 dagen)
• De verwachte levertijd of planning
• Je betalingsvoorwaarden en eventueel je algemene voorwaarden

Hoe concreter je de omschrijving maakt, hoe minder ruimte er is voor onduidelijkheid. Benoem niet alleen wat je doet, maar zo nodig ook wat je niet doet. Zo voorkom je dat een klant er stilzwijgend extra werk bij verwacht.

Exclusief of inclusief btw?

Werk je vooral voor zakelijke klanten, dan vermeld je je prijzen meestal exclusief btw: die klant kan de btw immers terugvragen. Werk je voor particulieren, dan is een prijs inclusief btw duidelijker, want dat is het bedrag dat zij daadwerkelijk betalen. Zet in beide gevallen expliciet op de offerte welk btw-tarief je hanteert, zodat er geen verwarring ontstaat over het eindbedrag. Twijfel je over het juiste tarief? Controleer dat bij de Belastingdienst.

De opbouw van een goede offerte

Een prettige offerte leest van boven naar beneden als een logisch verhaal. Een beproefde opbouw is:

1. Een korte inleiding waarin je laat zien dat je de vraag van de klant begrijpt
2. De aanpak: hoe pak je het aan en wat lever je op?
3. De prijs, overzichtelijk uitgesplitst
4. De voorwaarden: geldigheid, levertijd en betaling
5. Een duidelijke afsluiting met een uitnodiging om akkoord te geven

Begin dus niet met de prijs, maar met de waarde. Als een klant eerst leest waarom jouw aanpak bij zijn probleem past, komt het bedrag daarna een stuk logischer over.

Voorbeeld van een offerte

Stel: je bent freelance tekstschrijver en een klant vraagt om vijf blogartikelen. Een eenvoudige, heldere offerte kan er zo uitzien:

Offerte 2026-014, 6 juli 2026. Voor: Bakkerij De Korenaar. Opdracht: het schrijven van 5 blogartikelen van circa 600 woorden over ambachtelijk bakken, inclusief één revisieronde per artikel. Prijs: 5 × € 180 = € 900 exclusief 21% btw. Levering: binnen 3 weken na akkoord. Deze offerte is geldig tot 5 augustus 2026. Betaling binnen 14 dagen na levering.

Zo weet de klant precies wat hij krijgt, wat het kost en wanneer. De vermelding 'inclusief één revisieronde' maakt meteen duidelijk waar de grens ligt, zodat eindeloos bijschaven geen vanzelfsprekendheid is.

Tips om vaker een ja te krijgen

• Reageer snel: een offerte binnen een dag maakt indruk en houdt het momentum vast
• Bied waar mogelijk twee of drie varianten aan, bijvoorbeeld basis en uitgebreid, zodat de klant kiest tussen jouw opties in plaats van tussen jou en een concurrent
• Wees concreet over wat je oplevert en wat niet, dat schept vertrouwen
• Gebruik een vaste huisstijl en een verzorgde lay-out; een rommelige offerte straalt af op je werk
• Zet er een duidelijke geldigheidsduur op, dat geeft de klant een zacht duwtje om te beslissen
• Volg na een paar dagen vriendelijk op als je niets hoort

Onthoud dat een offerte ook een visitekaartje is. De inhoud overtuigt, maar de vorm bepaalt de eerste indruk. Een nette, consistente offerte laat zien dat je je zaken op orde hebt.

Van offerte naar factuur

Zodra je klant akkoord geeft, ga je aan de slag. Na afronding stuur je een factuur. Als je offerte al goed is opgebouwd, is die factuur zo gemaakt: de omschrijving, de bedragen en het btw-tarief staan er immers al op. Houd je tijdens de opdracht je uren bij, dan weet je bovendien zeker dat je aangenomen prijs en je werkelijke inzet nog een beetje in verhouding staan.

Bewaar je geaccepteerde offertes ook goed. Ze horen bij je administratie en zijn handig als bewijs van de afspraak. Wil je weten welke gegevens straks op je factuur moeten? Lees dan de gids over de verplichte gegevens op een factuur.

Offertes maken in Tempo

In Tempo maak je een offerte in dezelfde stijl als je facturen. Je vaste gegevens (bedrijfsnaam, KVK, btw-nummer en huisstijl) staan er automatisch op en je kiest per regel het juiste btw-tarief, dat Tempo meteen voor je uitrekent. Zegt de klant ja, dan zet je de offerte met één tik om in een factuur, zonder alles opnieuw in te tikken. Zo houd je offertes, uren en facturen op één plek bij elkaar.

Meer weten over factureren en btw als zzp'er? Lees ook de gids over btw op je factuur berekenen of over urenregistratie voor zzp'ers, of bekijk de volledige Tempo-gids voor meer tips.