Urenstaat-template (Excel): zelf maken of slimmer aanpakken

Wat hoort er in een urenstaat te staan?

Er bestaat geen verplicht format voor een urenstaat. De Belastingdienst wil kunnen volgen wanneer je wat hebt gedaan, dus het draait om herleidbaarheid. Voor zzp'ers zijn deze kolommen genoeg:

• Datum: één regel per dag per klus, geen samengevatte weken
• Klant of project: zodat je later per klant kunt factureren
• Omschrijving: kort maar concreet, bijvoorbeeld ontwerp homepage in plaats van werkzaamheden
• Begintijd en eindtijd, of direct het aantal uren
• Pauze: alleen als je met begin- en eindtijden werkt
• Uurtarief: handig als je meerdere tarieven hanteert
• Factureerbaar ja of nee: administratie en acquisitie tellen wel mee voor het urencriterium, maar stuur je niet door aan een klant
• Status: gefactureerd of nog open

Die laatste twee kolommen slaan mensen vaak over. Juist daar loopt het later mis, want zonder die informatie weet je aan het eind van de maand niet meer welke uren al op een factuur staan.

Zelf een urenstaat maken in Excel of Google Sheets

Je hebt geen kant-en-klaar bestand nodig. In een paar minuten bouw je zelf een urenstaat die precies bij je werk past:

1. Zet de kolommen hierboven op rij 1 en maak die regel vet.
2. Selecteer de kolommen met tijden en stel de opmaak in op tijd (uu:mm). Zet de kolom met uren op getal met twee decimalen.
3. Voeg een kolom Uren toe met de formule =(eindtijd-begintijd)*24-pauze. De vermenigvuldiging met 24 rekent de tijd om naar decimale uren, dus 1,5 in plaats van 01:30.
4. Voeg een kolom Bedrag toe met =uren*uurtarief.
5. Zet onderaan een totaalregel met =SOM() over de kolommen Uren en Bedrag.
6. Maak per jaar één tabblad en filter op klant of maand als je een overzicht nodig hebt.

Werk je liever zonder begin- en eindtijden, sla dan stap 2 en 3 over en vul gewoon een aantal uren in. Dat scheelt formules en het is voor de Belastingdienst net zo goed te volgen.

Voorbeeld van een ingevulde regel

12-08-2026 | Bakkerij De Korenaar | Nieuwe productfoto's bewerken | 09:00 | 12:30 | 0:30 pauze | 3,00 uur | 65 euro | factureerbaar | nog niet gefactureerd

Waar een urenstaat in Excel misgaat

Een template is geen systeem. Deze vier dingen zie je in de praktijk het vaakst terugkomen:

• Achteraf invullen. Vul je op vrijdag je hele week in, dan schat je. Dat kost je omzet en het maakt je registratie minder geloofwaardig als de Belastingdienst vragen stelt.
• Rekenfouten in formules. Eén regel die buiten het bereik van je SOM-formule valt en je totaal klopt niet meer.
• Dubbel of niet gefactureerd. Zonder statuskolom raak je het spoor bijster welke uren al op een factuur staan.
• Niet mobiel. Een Excel-bestand op je laptop vul je zelden bij als je onderweg of bij een klant bent.

Daar komt bij dat je een urenstaat zeven jaar moet kunnen bewaren. Een bestand op je bureaublad is dan kwetsbaar. Zet het in elk geval in een cloudmap die automatisch een back-up maakt.

Wanneer een app handiger is dan een template

Zolang je een paar uur per week schrijft voor één klant, is Excel prima. Werk je voor meerdere klanten of factureer je per uur, dan gaat het handwerk zich wreken. In Tempo start je een timer als je begint of vul je achteraf een regel in met klant, omschrijving en datum. Je uren worden meteen opgeteld voor het jaar, dus je ziet vanzelf of je richting de 1.225 uur van het urencriterium gaat.

Het grootste verschil zit in de stap erna: geschreven uren zet je met een paar tikken om in een factuur met de juiste btw, waarna ze automatisch de status gefactureerd krijgen. Overtypen hoeft niet meer en dubbel factureren kan niet meer gebeuren. Meer daarover lees je in de gids over urenregistratie voor zzp'ers.

Checklist voor je urenstaat

• Vul je uren dezelfde dag in, niet aan het eind van de week
• Houd ook je niet-factureerbare uren bij, die tellen mee voor het urencriterium
• Schrijf omschrijvingen die je over een jaar nog begrijpt
• Controleer maandelijks welke uren nog niet gefactureerd zijn
• Bewaar je registratie zeven jaar en zorg voor een back-up

Begin gerust met een eigen Excel-bestand. Merk je dat je uren blijft overtypen naar facturen, dan is dat het moment om over te stappen. Lees verder over het urencriterium van 1.225 uur, bekijk alle gidsen of probeer Tempo 14 dagen gratis.