Het urencriterium: 1.225 uur slim bijhouden

Wat is het urencriterium?

Het urencriterium is een voorwaarde die de Belastingdienst stelt aan een aantal ondernemersaftrekposten. Je voldoet eraan als je in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Belangrijk detail: dat aantal wordt niet naar rato berekend. Start je in september, dan geldt die 1.225 uur nog steeds voor het hele jaar. In je eerste (halve) jaar haal je het dus lang niet altijd.

Naast de 1.225 uur geldt het grotendeelscriterium. Dat betekent dat je meer dan de helft van je totale werktijd aan je onderneming moet besteden. Heb je een baan naast je bedrijf, dan is dat vaak het punt waarop het misgaat. Voor startende ondernemers bestaat hier een uitzondering op, daarover verderop meer.

Wat levert het urencriterium op?

Voldoe je aan het urencriterium, dan mag je bij je aangifte inkomstenbelasting gebruikmaken van regelingen die je winst verlagen. De bekendste zijn:

• De zelfstandigenaftrek: een vast bedrag dat je van je winst mag aftrekken
• De startersaftrek: een extra bedrag dat je in je eerste jaren maximaal drie keer mag gebruiken
• De meewerkaftrek, als je fiscale partner meewerkt in je onderneming zonder daarvoor een vergoeding te krijgen
• De aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, als je daarvoor een verklaring hebt

De zelfstandigenaftrek wordt sinds een paar jaar stapsgewijs verlaagd. Het bedrag is dus elk jaar anders en flink lager dan een aantal jaar geleden. Kijk voor het bedrag van dit jaar en de precieze voorwaarden altijd even bij de Belastingdienst. Goed om te weten: de mkb-winstvrijstelling krijg je ook zonder urencriterium, die staat er los van.

Welke uren tellen mee?

Hier laten veel zzp'ers uren liggen. Ze tellen alleen wat ze factureren en komen daardoor onnodig laag uit. Voor het urencriterium tellen alle uren mee die je aan je onderneming besteedt, ook de uren waar geen klant voor betaalt.

Uren die je direct aan opdrachten besteedt

• Het werk zelf: de uren die je aan een klus of opdracht werkt
• Overleg met klanten, telefonisch of op locatie
• Reistijd naar een klant of naar een project
• Voorbereiding, onderzoek en uitwerking achteraf

Uren die je indirect aan je bedrijf besteedt

• Je administratie bijwerken: bonnetjes verwerken, kosten invoeren, btw-aangifte voorbereiden
• Offertes en facturen maken en achter betalingen aan gaan
• Acquisitie: netwerken, koffie drinken met een mogelijke klant, reageren op aanvragen
• Je website, portfolio of social media bijhouden
• Bijscholing, vakliteratuur lezen en cursussen volgen
• Gereedschap, materiaal of software onderhouden en inrichten
• Tijd die je kwijt bent aan verzekeringen, contracten en algemene voorwaarden

De Belastingdienst kijkt wel of je uren aannemelijk zijn. Twintig uur per week aan je eigen website besteden terwijl je nauwelijks omzet draait roept vragen op. Houd het dus realistisch en schrijf op wat je werkelijk hebt gedaan.

Uren die niet meetellen

• Uren die je in loondienst werkt
• Privé-uren, ook als ze zijdelings met je vak te maken hebben
• Uren die iemand anders voor je onderneming maakt, bijvoorbeeld een ingehuurde kracht

1.225 uur in de praktijk

1.225 uur klinkt als veel. Uitgesmeerd over een jaar valt het mee. Reken je met 46 werkweken, dus met ongeveer zes weken vakantie en feestdagen, dan kom je uit op zo'n 27 uur per week. Ga je uit van 52 weken, dan is het krap 24 uur per week. Dat is dus geen fulltime bedrijf.

Rekenvoorbeeld: je factureert gemiddeld 18 uur per week aan klanten. Daarnaast ben je wekelijks 3 uur bezig met administratie en facturen, 2 uur met acquisitie en offertes en 2 uur met scholing en je website. Samen 25 uur per week. Over 46 werkweken kom je dan op 1.150 uur. Je zit er dus dichtbij, maar nog net niet overheen.

Dat voorbeeld laat precies zien waarom bijhouden loont. Zonder registratie zou je denken dat je er ruim overheen zit. Zie je in september dat je achterloopt, dan kun je nog bijsturen: een extra opdracht aannemen of eindelijk die cursus doen die je al maanden voor je uit schuift. Kom je er pas bij de aangifte achter, dan is het te laat.

Hoe bewijs je je uren?

De Belastingdienst kan je vragen om aannemelijk te maken dat je die 1.225 uur echt hebt gemaakt. Er is geen voorgeschreven formulier of format. Wat telt is dat je registratie geloofwaardig is. Een urenadministratie die je het hele jaar door hebt bijgehouden is daarvoor verreweg het sterkst.

Zorg dat per regel duidelijk is:

• De datum waarop je hebt gewerkt
• Het aantal uren
• Een korte omschrijving van het werk
• Voor welke klant of welk project het was
• Of het om direct klantwerk of om indirecte uren ging

Je uren achteraf reconstrueren uit je agenda, je mailbox en je facturen kan wel, maar het kost een middag of meer en het overtuigt een stuk minder. Veel praktischer: leg je uren dagelijks of wekelijks vast, op het moment dat je nog precies weet wat je hebt gedaan. In de gids over urenregistratie voor zzp'ers lees je hoe je dat handig aanpakt.

Bijzondere situaties

Een baan naast je onderneming

Werk je daarnaast in loondienst, dan geldt naast de 1.225 uur ook het grotendeelscriterium. Je onderneming moet dan meer dan de helft van je totale werktijd opslokken. Voor beginnende ondernemers bestaat een uitzondering: was je in een of meer van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer, dan hoef je in die startersperiode niet aan het grotendeelscriterium te voldoen. De 1.225 uur blijft wel gewoon staan. Controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst, want de voorwaarden luisteren nauw.

Zwangerschap

Ben je zwanger, dan tellen de niet-gewerkte uren over een aaneengesloten periode van zestien weken mee alsof je gewoon aan je onderneming hebt gewerkt. Je hoeft je urencriterium dus niet mis te lopen door je verlof. Ook hier geldt: kijk de actuele voorwaarden na bij de Belastingdienst.

Langdurige ziekte

Voor ziekte bestaat geen vergelijkbare regeling. Val je een groot deel van het jaar uit, dan haal je het urencriterium waarschijnlijk niet. Overleg in dat geval met je boekhouder wat dit voor je aangifte betekent.

Starten in de tweede helft van het jaar

Begin je in augustus of later, dan is 1.225 uur in dat eerste jaar bijna niet te halen. Vervelend, maar niet dramatisch: de startersaftrek mag je in je eerste vijf jaar maximaal drie keer gebruiken, dus die schuift gewoon op naar een jaar waarin je er wel aan voldoet. Houd je uren dat eerste jaar toch bij, want je weet nooit hoe hard het gaat.

Vijf tips om je 1.225 uur moeiteloos vast te leggen

1. Registreer op de dag zelf, of in elk geval elke vrijdag. Na een week ben je de helft al kwijt.
2. Leg ook je indirecte uren vast. Administratie, acquisitie en scholing zijn samen zo een paar honderd uur per jaar.
3. Gebruik korte, concrete omschrijvingen. 'Offerte Bakkerij De Korenaar' zegt meer dan 'werk'.
4. Kijk elk kwartaal naar je totaal, zodat je op tijd weet of je op koers ligt.
5. Houd je registratie op één plek, zodat je niet hoeft te puzzelen met losse lijstjes en agenda's.

Zo houd je het bij in Tempo

In Tempo start je een timer als je aan het werk gaat of vul je achteraf een uurregel in, met klant, omschrijving en datum. Je legt er net zo makkelijk je niet-factureerbare uren in vast, zodat je administratie, acquisitie en scholing niet buiten beeld blijven. In het overzicht zie je wat je per week en per jaar hebt geschreven, dus je hoeft niet te gokken of je in de buurt van de 1.225 uur komt.

Wat je aan klanten hebt gewerkt zet je met een paar tikken om in een factuur, inclusief de juiste btw. Zo dient je urenregistratie twee doelen tegelijk: je facturen kloppen en je bewijs voor het urencriterium staat er al. Bekijk ook de gids over factuur maken als zzp'er, lees verder in alle gidsen of probeer Tempo 14 dagen gratis.