Kilometerregistratie voor zzp'ers in 2026 (€0,23 per km)

Waarom je je kilometers wilt bijhouden

Elke zakelijke kilometer die je met je privé-auto rijdt, verlaagt je belastbare winst. Bij een vast bedrag van € 0,23 per kilometer telt dat sneller op dan je denkt. Rijd je 6.000 zakelijke kilometers in een jaar, dan gaat er € 1.380 van je winst af. Over dat bedrag betaal je dus geen inkomstenbelasting.

Het probleem is niet de regel, maar de gewoonte. Ritten die je niet direct noteert, ben je binnen een week vergeten. Wie pas in maart begint te reconstrueren, komt vrijwel altijd te laag uit en heeft bovendien niets in handen als de Belastingdienst vragen stelt.

Let op: het bedrag per kilometer wordt periodiek aangepast. Controleer het tarief dat voor jouw jaar geldt altijd bij de Belastingdienst voordat je je aangifte doet.

Auto op de zaak of privé-auto?

Welke regels voor jou gelden, hangt af van hoe je auto in je administratie staat. Er zijn twee situaties en die werken heel verschillend.

Je rijdt een privé-auto

Je auto staat privé op je naam en hoort niet bij je ondernemingsvermogen. Je trekt dan per zakelijke kilometer het vaste bedrag af. Daar zit alles in: brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving en parkeerkosten onderweg tellen niet apart mee. De btw op je autokosten mag je in deze situatie in de regel niet verrekenen. Je hoeft geen minutieuze rittenregistratie bij te houden, maar je moet wel aannemelijk kunnen maken hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden. Een eenvoudige, consequent bijgehouden lijst is daarvoor je beste bewijs.

Je auto staat op de zaak

Reken je de auto tot je ondernemingsvermogen, dan trek je de werkelijke kosten af en verreken je de btw volgens de regels die daarvoor gelden. Daar staat tegenover dat je een bijtelling krijgt voor het privégebruik. Rijd je op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers, dan kun je die bijtelling voorkomen. Dan heb je wel een sluitende rittenregistratie nodig waarin élke rit staat, ook de privéritten.

De keuze tussen privé en zaak is niet vrijblijvend en hangt af van je gebruik en je situatie. Overleg dit met je boekhouder of check de voorwaarden bij de Belastingdienst.

Wat telt als een zakelijke rit?

Een rit is zakelijk als hij een duidelijk zakelijk doel heeft. Denk aan:

• Een bezoek aan een klant of een rit naar een klus
• Een rit naar een leverancier, groothandel of bouwmarkt
• Een netwerkbijeenkomst, beurs of cursus voor je werk
• Een afspraak bij je boekhouder, de bank of de KVK
• Woon-werkverkeer naar een tijdelijke werkplek

Combineer je een zakelijke afspraak met een privéboodschap, dan tel je alleen het zakelijke deel mee. Rijd je omgekeerd een puur privérit, dan hoort die er niet bij. Voor een zzp'er zonder vaste werkplek buiten de deur is het overigens gebruikelijk dat vrijwel alle klantbezoeken zakelijk zijn. Twijfel je over een specifieke situatie, leg de vraag dan voor aan je boekhouder.

Welke gegevens leg je vast?

Houd het simpel, maar volledig. Per rit noteer je in elk geval:

1. De datum van de rit
2. Het vertrekadres en het bestemmingsadres
3. Het aantal gereden kilometers
4. Het doel van de rit, bijvoorbeeld de naam van de klant of de afspraak

Voor een sluitende rittenregistratie bij een auto van de zaak komt daar meer bij: de kentekengegevens, de begin- en eindstand van de kilometerteller en een aantekening bij elke afwijkende route. Ook privéritten registreer je dan. Dat is bewerkelijk, maar het is de prijs voor het vermijden van de bijtelling.

18 juli 2026. Amersfoort naar Zwolle en terug. 148 km. Bezoek Bakkerij De Korenaar, bespreking nieuwe opdracht.

Meer dan dit hoeft een regel in je registratie niet te zijn. De kunst zit hem in de regelmaat, niet in de details.

Fiets, ov en andere vervoermiddelen

Ga je met de fiets of het openbaar vervoer naar een klant, dan werkt het anders. Reiskosten met het ov zijn zakelijke kosten die je met je vervoersbewijs of factuur onderbouwt, net als elke andere uitgave. Voor de zakelijke kilometers op een privéfiets geldt hetzelfde vaste bedrag per kilometer als voor de auto. Rijd je met een bestelbus die op de zaak staat, dan gelden weer de regels voor een auto van de zaak. Ook hier geldt: controleer de actuele regels bij de Belastingdienst, want de details verschillen per situatie.

Veelgemaakte fouten

• Pas aan het eind van het jaar beginnen en dan schattingen invullen die je niet kunt onderbouwen
• Alleen de heenreis noteren en de terugrit vergeten, waardoor je de helft misloopt
• Korte ritten overslaan omdat ze te klein lijken, terwijl tien ritjes van 12 kilometer per maand ruim 1.400 kilometer per jaar zijn
• Brandstofbonnen bewaren maar geen kilometers noteren, want de aftrek gaat over kilometers en niet over je tankbeurten
• Privéritten meetellen om het totaal wat op te hogen, wat bij een controle direct problemen geeft

De rode draad: een registratie die je bijhoudt op de dag zelf is nauwkeuriger én geloofwaardiger dan een reconstructie achteraf.

Kilometers bijhouden in Tempo

In Tempo leg je een rit vast op het moment dat je in de auto stapt of net bent aangekomen. Je vult de datum, de route, het aantal kilometers en het doel in, en Tempo rekent de aftrek meteen uit tegen het geldende bedrag per kilometer. Je ziet dus het hele jaar door wat je aan kilometeraftrek hebt opgebouwd, in plaats van dat het een verrassing wordt bij de aangifte.

Aan het eind van het jaar exporteer je je ritten met één handeling, samen met je uren, je facturen en je bonnetjes. Zo lever je je boekhouder een compleet overzicht aan in plaats van een map met losse aantekeningen. Kilometerregistratie zit in de pakketten Plus en Compleet, en je kunt Tempo 14 dagen gratis proberen.

Wil je de rest van je administratie ook op orde brengen? Lees dan de gids over bonnetjes digitaal bewaren of over urenregistratie voor zzp'ers, of bekijk de volledige Tempo-gids voor alle onderwerpen.