Factuur maken zonder KVK of btw-nummer: kan dat?

Het korte antwoord

Ja, je mag een nota sturen zonder KVK-nummer en zonder btw-nummer. De wet stelt eisen aan wat er op een factuur staat als je ondernemer bent voor de btw. Ben je dat niet, dan gelden die eisen niet voor jou. Je stuurt dan gewoon een overzicht van wat je hebt gedaan en welk bedrag je in rekening brengt.

De belangrijkere vraag is een andere: ben je eigenlijk wel ondernemer? Wie met enige regelmaat werk aanneemt en daar geld voor vraagt, wordt vanzelf ondernemer in de ogen van de KVK en de Belastingdienst. Dan is inschrijven geen keuze meer.

Wanneer moet je je inschrijven bij de KVK?

Inschrijven is verplicht zodra je een onderneming drijft. Daar wordt in de praktijk naar drie dingen gekeken:

• Je levert goederen of diensten aan anderen, dus je neemt deel aan het economisch verkeer.
• Je doet dat zelfstandig, niet in loondienst en niet onder gezag van een baas.
• Je vraagt er een vergoeding voor waarmee je winst kunt maken.

Voldoe je aan alle drie, dan schrijf je je in bij de KVK. Er bestaat geen ondergrens in euro's waaronder het niet hoeft. Het gaat om de aard van je activiteiten, niet om de omvang. Twijfel je over jouw situatie, dan kun je die voorleggen aan de KVK of aan de Belastingdienst.

Drie situaties waarin factureren zonder KVK voorkomt

1. Een incidentele klus

Help je een keer een kennis met een verbouwing of ontwerp je eenmalig een logo voor een vereniging, dan ben je nog geen ondernemer. Zo'n vergoeding geef je in je aangifte inkomstenbelasting meestal op als resultaat uit overige werkzaamheden. Je mag daar de kosten die je ervoor maakte vanaf trekken. Vraag bij twijfel na bij de Belastingdienst hoe je het precies invult, want de grens tussen incidenteel werk en ondernemerschap is niet altijd scherp.

2. Je inschrijving loopt nog

Je hebt je afspraak bij de KVK staan, maar de klus is al gedaan. Dat is vervelend, want je hebt nog geen nummers om op je factuur te zetten. Overleg met je opdrachtgever of het bedrag mag wachten tot je bent ingeschreven. Kan dat niet, stuur dan een nota zonder de nummers en stuur na je inschrijving een correcte factuur na. Spreek af welke van de twee wordt betaald, zodat er geen dubbele betaling ontstaat.

3. Je werkt via een tussenpartij

Sommige platforms en bemiddelaars maken de factuur voor je op, of nemen je uit als medewerker via een uitzendconstructie. Je hoeft dan zelf niets in te dienen. Let wel op wat er precies wordt afgedragen en of dat past bij hoe je het in je aangifte verwerkt.

En factureren zonder btw-nummer?

Een KVK-nummer en een btw-nummer zijn twee verschillende dingen. Je kunt btw-ondernemer zijn zonder ondernemer te zijn voor de inkomstenbelasting. De Belastingdienst beoordeelt dat los van elkaar. Er zijn drie veelvoorkomende redenen waarom er geen btw-nummer op een factuur staat:

• Je bent geen btw-ondernemer. Dan reken je geen btw en zet je ook geen btw-nummer op je nota. Je opdrachtgever kan dan niets terugvragen bij de Belastingdienst.
• Je doet mee aan de kleineondernemersregeling. Blijf je onder de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan kun je je aanmelden voor de KOR. Je rekent dan geen btw en je vermeldt op je factuur dat je de kleineondernemersregeling toepast. Er gelden voorwaarden, onder meer over hoelang je meedoet, dus lees ze na bij de Belastingdienst voordat je je aanmeldt.
• Je diensten zijn vrijgesteld. Denk aan bepaalde vormen van onderwijs, zorg of sociaal-culturele activiteiten. Dan is er geen btw verschuldigd over die omzet. Of jouw werk eronder valt is nauwkeurig omschreven, dus check dat per situatie.

Heb je wel een btw-nummer, let dan op welk nummer je gebruikt. Op je factuur hoort je btw-identificatienummer, het nummer dat begint met NL en eindigt op B en twee cijfers. Je omzetbelastingnummer met je burgerservicenummer erin gebruik je alleen voor je aangifte en je contact met de Belastingdienst. Dat scheelt je een hoop privacy.

Wat zet je dan wel op je nota?

Ook zonder verplichte gegevens wil je opdrachtgever iets wat de boekhouder kan verwerken. Zet daarom in elk geval dit erop:

1. Je naam en adres, en het BSN of geboortedatum alleen als de opdrachtgever daar echt om vraagt voor de opgave aan de Belastingdienst.
2. Naam en adres van de opdrachtgever.
3. Een nummer en de datum, zodat je nota herleidbaar is.
4. Een korte omschrijving van wat je hebt geleverd en wanneer.
5. Het aantal uren of stuks en het tarief.
6. Het totaalbedrag, met de vermelding dat er geen btw in rekening is gebracht en waarom.
7. Je rekeningnummer en de betaaltermijn.

Voorbeeld van de btw-regel op je nota

Totaal te betalen: 450,00 euro. Geen btw in rekening gebracht, omdat ik geen ondernemer ben voor de omzetbelasting.

Pas de reden aan op jouw situatie. Bij de kleineondernemersregeling schrijf je bijvoorbeeld dat je vrijgesteld bent van btw op grond van de kleineondernemersregeling. Een zin is genoeg. Als je later wel btw gaat rekenen, kijk dan in de gids over btw op je factuur berekenen hoe je dat netjes uitsplitst.

Waar het in de praktijk misgaat

• Te lang wachten met inschrijven. Loopt het door en blijkt achteraf dat je ondernemer was, dan moet je alsnog btw afdragen over die omzet. Dat bedrag haal je zelden nog bij je klanten terug.
• Btw rekenen zonder btw-nummer. Zet nooit btw op een nota als je die niet mag rekenen. Je opdrachtgever trekt hem af en jij hebt hem niet afgedragen.
• Nummers overslaan. Ook een nota heeft een uniek nummer nodig. Begin bij 1 en tel netjes door.
• Niets bewaren. Ook zonder inschrijving moet je je inkomsten kunnen onderbouwen bij een vraag over je aangifte. Bewaar je nota's en de bijbehorende afspraken.

Zodra je wel bent ingeschreven

Vanaf je inschrijving hoort er meer op je factuur: je KVK-nummer, je btw-identificatienummer, een doorlopende nummering en een uitsplitsing van de btw per tarief. Dat is precies het moment waarop een sjabloon in Word gaat wringen, want je bewaakt de nummering en de bedragen dan zelf. In Tempo staan je gegevens één keer ingevuld, loopt de nummering vanzelf door en rekent de app de btw voor je uit. Je uren zet je met een paar tikken om in een factuur, dus overtypen hoeft niet meer.

Kort samengevat

• Een nota sturen zonder KVK-nummer mag als je geen onderneming drijft.
• Werk je met regelmaat en met winstoogmerk, dan is inschrijven verplicht, ongeacht het bedrag.
• Zonder btw-nummer reken je geen btw en zet je kort op je nota waarom niet.
• Gebruik op facturen je btw-identificatienummer, niet je omzetbelastingnummer.
• Twijfel je over je situatie, leg die dan voor aan de Belastingdienst of de KVK.

Ben je eenmaal ingeschreven, lees dan verder over welke gegevens verplicht zijn op een factuur en over een factuur maken als zzp'er. Bekijk alle gidsen of probeer Tempo 14 dagen gratis.